Alfa Layer risponde con le sue soluzioni di Data Management ai problemi, sempre più frequenti attualmente nelle aziende, dell'archiviazione e del reperimento delle informazioni a causa della grande quantità di documenti prodotti quotidianamente, sia in formato cartaceo sia digitale.

Un sistema di Data Management costituisce uno strumento rapido ed efficace per la gestione di documenti e informazioni; i dati infatti vengono memorizzati in un formato standardizzato e possono essere inseriti, consultati, modificati o eliminati in qualsiasi momento tramite web. Ogni giorno in una azienda vengono prodotti, aggiornati e scambiati grandi quantità di documenti.
La possibilità di creare e condividere files in formato digitale ha aperto nuovi orizzonti nel lavoro quotidiano, ma ha anche introdotto nuovi problemi di organizzazione, classificazione ed archiviazione.

Studi recenti hanno calcolato che nei prossimi 3 anni saranno generate più informazioni che negli ultimi 300.000 anni. Ma come e dove saranno conservate? E come saranno gestite? Con l’utilizzo di un sistema di Data Management è possibile disporre di criteri e strumenti per accedere alle informazioni giuste nel momento giusto; questo costituirà uno dei principali vantaggi competitivi per le imprese del prossimo futuro.
I sistemi di Data Management si suddividono in diverse categorie, tra le quali troviamo:

-Integrated Document Management: sistemi per l’archiviazione, la catalogazione, il reperimento, la trasformazione e la gestione dei documenti
-Workflow: sistemi per la definizione ed il controllo di flussi documentali e procedurali, sistemi di protocollo.

E’ possibile effettuare ricerche semplici e veloci su tutte le parole contenute nei documenti archiviati e permette di conoscere l’intera storia delle modifiche apportate al documento con la data e l’autore. Consente di gestire i documenti cartacei e archiviarli insieme ai documenti in formato digitale e di accedere tramite Internet con la massima sicurezza a tutti i documenti che possono essere consultati anche da persone che lavorano presso sedi diverse.

Le principali funzioni previste nei sistemi di Data Management forniti da Alfa Layer sono le seguenti:

- Gestione archivio documenti strutturato in folder (categorie)
- Indicizzazione completa dei principali tipi di documenti: PDF, Word, Excel, testo
- Caricamento nuovi documenti con indicazione del contenuto del file
- Conversione delle immagini in testo tramite riconoscimento dei caratteri (OCR)
- Possibilità di conversione delle immagini TIFF in PDF e supporto TIFF multipagina
- Importazione batch di documenti
- Ricerca documenti con analisi del testo completo
- Gestione documenti: visualizzazione, modifica, cancellazione
- Definizione di permessi di accesso distinti per gruppo di utenti
- Funzioni di check-in, check-out, storia delle revisioni
- Amministrazione del sistema: gestione utenti